Hướng dẫn sử dụng tool Đối soát Viện phí - dược để tìm các thuốc bị lệch trong các báo cáo

1.      Ý nghĩa các loại báo cáo:

-         Báo cáo xuất nhập tồn: là báo cáo về thuốc quản lý tại kho, căn cứ vào ngày dược duyệt thuốc.

-         Báo cáo 79: là báo cáo bệnh nhân khám bệnh ngoại trú và điều trị nội trú, Căn cứ vào bệnh nhân đã thu viện phí

-         Báo cáo 20: là báo cáo có tiền thuốc bệnh nhân thanh toán

2.      Các trường hợp xảy ra:

Ví dụ thuốc nhập về kho nhưng cứ để đó thì nó chỉ có ở báo cáo xuất nhập tồn

hoặc ở kho thuốc xuất đi cho kho khác, xuất hủy, xuất hoàn trả thì ở bên báo cáo xuất nhập tồn nó sẽ có số lượng xuất

nhưng số này ko có ở báo cáo 20

Chính vì vậy so sánh giữa các báo này sẽ không khớp với nhau.

Báo cáo 20 chỉ khớp báo cáo xuất nhập tồn ở duy nhất trường hợp này:

Kho chỉ xuất cho bệnh nhân, duyệt thuốc và thanh toán cùng 1 ngày

Ví dụ: Bệnh nhân khám ngày hôm nay và thu viện phí ngày hôm nay nhưng dược chưa duyệt thuốc thì bệnh nhân này sẽ không có trong báo cáo xuất nhập tồn của ngày hôm nay.

Trường hợp tiền trong xuất nhập tồn ít hơn báo cáo 20 thì có thể xảy ra tình huống này:

Hôm nay thu tiền 10 đơn thuốc, nhưng chỉ duyệt 9 đơn, 1 đơn duyệt ngày hôm sau thì báo cáo 20 sẽ là tiền 10 đơn thuốc

3.      Cách tìm các bệnh nhân bị lệch giữa báo cáo xuất nhập tồn và báo cáo 79

Đầu tiên xuất file báo cáo 79 và 20 so sánh với nhau xem dữ liệu có trùng không.

Khi 2 báo cáo 79 và báo cáo 20 khớp với nhau, ta lại lấy báo 20 so sánh với báo cáo xuất nhập tồn sẽ thấy thuốc nào bị lệch.

Để kiểm tra nhanh ta tạo thêm một sheet trong file excel, nếu kết quả trả bằng 0 thì không bị lệch, nếu kết quả < > 0 thì chứng tỏ bị lệch, có một số trường hợp thuốc trùng tên nên có thể lệch nhưng vẫn khớp. 

Một cột là số liệu của báo cáo 20 

Một cột là số liệu báo cáo xuất nhập tồn 

Lấy cột SL1 – SL2 = KQ

Rồi từ thuốc nào lệch thì mới dùng tool để xác định nguyên nhân, ví dụ thuốc Ampelop ở trên

Vào Báo cáo -->Dược -->Đối soát Viện phí – dược

Sau khi xuất báo cáo thuốc này chưa được duyệt thuốc cho bệnh nhân NGUYỄN THỊ KIM DUNG. Ta chỉ cần chọn bệnh nhân này và duyệt thuốc đi, lúc này số liệu giữa 2 báo cáo sẽ khớp với nhau.