Bổ sung tính năng giúp kiểm soát tài liệu tốt hơn trên Google Docs

Google đã bổ sung một số tính năng mới vào dịch vụ trực tuyến Google
Docs, nhằm giúp người dùng quản lý tốt hơn các phiên bản tài liệu của
họ.

Theo Neowin, ngoài khả năng quản lý phiên bản tài liệu tốt
hơn, Google Docs cũng chứa các cải tiến cho phép các thành viên trong
một nhóm tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn khi họ cần và tùy chỉnh các công
cụ trong luồng công việc. Hầu hết các chức năng kiểm soát phiên bản
được giới hạn trong Docs, nhưng một số nhỏ cũng mở rộng đến Sheets và
Slides.

Với bản cập nhật này, bạn có thể đặt tên khác cho các phiên bản tài
liệu để quản lý tốt hơn công việc của mình. Các nhóm cũng có thể tận
dụng chức năng này để giúp làm rõ khi tài liệu đang ở trạng thái hoàn
tất hoặc vẫn đang xử lý. Để cung cấp tên cho tập tin tùy chỉnh, hãy vào
File > Version history > Name current version.

Một số cập nhật mới liên quan đến lịch sử phiên bản đã xuất hiện
trong Docs nhưng không có trong Sheets hoặc Slides. Đầu tiên là khả năng
xem trước tài liệu có hoặc không có chỉnh sửa được đề xuất. Để truy cập
vào tùy chọn này, chọn Tools > Review suggested edits > Preview
accept all hoặc Preview reject all tương ứng với việc chấp nhận hoặc từ
chối tất cả các thay đổi.

Nếu đang xem tài liệu từ thiết bị Android, iPhone hoặc iPad và muốn
chỉnh sửa, bạn có thể nhấn trình đơn ba chấm ở dưới cùng bên phải tài
liệu để đề xuất chỉnh sửa mọi nơi. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ
Litera Change-Pro và Workshare để so sánh các tài liệu và so sánh ngay
lập tức.

Google
cũng đã bao gồm các mẫu tài liệu mới cho Docs và Sheets đi kèm với các
công cụ bổ sung. Ví dụ Google đã làm việc với LegalZoom và DocuSign để
tạo mẫu Mutual Non, cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra NDA và
thu thập chữ ký bằng cách sử dụng tiện ích DocuSign. Google cũng đã hợp
tác với Lucidchat, PandaDoc, EasyBib và Supermetrics để tạo các mẫu
khác.

Cuối cùng là cập nhật liên quan đến Google Cloud Search. Kể từ bây
giờ, khách hàng doanh nghiệp và thuê bao G Suite có thể sử dụng Google
Cloud Search trong Docs và Slides thông qua tính năng Explore. Nó sử
dụng Machine Intelligence để hiển thị thông tin có liên quan để giúp bạn
làm việc hiệu quả hơn. Để sử dụng tính năng này, hãy mở tab Explore
trong Docs và Slides rồi nhập nội dung bạn đang tìm kiếm, Cloud Search
sẽ kéo các chi tiết quan trọng từ thông tin trên các ứng dụng G Suite,
bao gồm Gmail, Drive, Lịch, Sites…

 

Theo thanhnien.vn